Jak zajistit, aby e-maily nekončily v nevyžádané poště?

Jelikož množství nevyžádaných obchodních sdělení ve schránkách uživatelů neustále narůstá, e-mailové servery i e-mailové aplikace implementují stále přísnější pravidla. Jediným správným receptem je tato pravidla akceptovat a dodržovat.

Pravda je bohužel taková, že ani sebelepší rozesílací systém vám nezaručí 100% doručitelnost. Existují však určité kroky, díky kterým můžete procento doručitelnosti zvýšit.

Kvalitní databáze kontaktů

Pokud chcete co nejvíce omezit propadnutí e-mailů do nevyžádané pošty, musíte pracovat s kvalitní databází kontaktů. Což ve zkratce znamená, že kontaktní údaje musíte získat legální cestou.

Nastavení DNS záznamů

SPF záznam

Tento záznam slouží k ochraně proti SPAMu (nevyžádané poště). Jeho správným nastavením ošetříte doručitelnost vašich e-mailů. SPF záznam je vlastně informace v rámci nastavení vaší domény (např. vase-firma.cz), která říká přijímacím serverům vaší pošty, ať už firemní či hromadné, kdo může z této domény e-maily odesílat. Z toho důvodu je důležité obohatit tento záznam o SPF Boldem a říct tak, že hromadné e-maily rozesílané přes tento systém jsou schválené.

S nastavením vám pomůže správce vaší domény, který mezi existující záznamy SPF přidá SPF záznam Boldem v následujícím tvaru:

v=spf1 mx include:spf.boldem.cz -all

UPOZORNĚNÍ: Zkontrolujte si, zda máte vložen i vlastní SPF záznam. Často se stává, že chybí úplně, což může způsobovat potíže při doručování vaší pošty.

DKIM podpis

DKIM (DomainKeys Identified Mail) je nástroj podporující detekci podvržených e-mailů. Jedná se o formu elektronického podpisu, kdy je k odchozímu e-mailu přidána hlavička s privátní částí klíče a do TXT záznamu DNS domény zapsaná veřejná část klíče.

E-mail odesílatele

Ujistěte se, že je vaše e-mailová adresa, ze které zprávy rozesíláte, správně napsaná. V ideálním případě by se měla shodovat s vaší odesílací doménou. Jako příklad uvedeme sami sebe. Naší odesílací doménou je boldem.cz a e-mail, který používáme v rámci našich rozesílek, je info@boldem.cz. V žádném případě nepoužívejte adresy hostované na bezplatných službách typu centrum.cz nebo třeba gmail.com, protože doručitelnost zpráv z takových adres by byla velice mizerná.

Důležité je zmínit, že e-mail by měl být plně funkční a aktivní. Jinak řečeno, měli byste použít takovou e-mailovou adresu, kterou pravidelně kontrolujete. Nikdy nevíte, kdy některý z vašich zákazníků zareaguje na doručenou kampaň.

Dejte si záležet při psaní předmětu zprávy

Při psaní předmětu e-mailové zprávy nemůžete přemýšlet pouze jako váš zákazník, ale také jako filtr proti nevyžádané poště (tzv. antispam). Ten rozhoduje o tom, zda je sdělení, které posíláte, pro zákazníka bezpečné, či nikoli. Dbejte na to, aby váš e-mail neobsahoval příliš mnoho vykřičníků, otazníků, popřípadě dalších speciálních znaků.

Rovněž při psaní nepoužívejte pouze VELKÁ PÍSMENA a snažte se vyhnout slovům, jako jsou sleva, akce, gratis a podobně. Možná si teď říkáte, že slevy má každý rád, tak proč tuto informaci nesdělit dál, že? Hlavním důvodem je filtr proti nevyžádané poště, jehož cílem je chránit zákazníky před nevyžádanými sděleními, která taková slova často obsahují, a proto je filtr vyhodnocuje jako nebezpečná. Zkuste tedy informace o slevě a akcích popsat trochu jinak. Další e-mailingové tipy jak napsat poutavý předmět e-mailu najdete přímo v našem článku.

Tělo e-mailu

Text

Stejně jako u předmětu, i zde si dávejte pozor, jaká slova a znaky v textu používáte. V případě, že v těle e-mailu bude několikrát zmíněno slovo sleva nebo akce, antispamový filtr může e-mail vyhodnotit jako nebezpečný a zařadí jej rovnou do nevyžádané pošty.

Barvy

Barvy? Cože? Jak mohou barvy ovlivnit doručitelnost? Máme tím na mysli barvy pozadí a textu. Antispamový filtr snadno rozpozná jakoukoliv snahu něco skrýt. Barvu textu je proto nutné vždy volit tak, aby bylo vše viditelné a čitelné.

Viditelné odkazy

Pokud se v e-mailu vyskytují viditelné odkazy, raději je schovejte pod tlačítko nebo pod odkaz skrytý v textu. Odkazy by pokud možno měly vždy směrovat na webovou stránku umístěnou na vaší doméně.

Alternativní text

Ke všem obrázkům a reklamním proužkům (bannerům), které ve svém e-mailu použijete, je důležité doplnit tzv. alternativní text, kterým popíšete, co jednotlivé obrázky obsahují. Některé aplikace ke správě e-mailů totiž nestahují obrázky automaticky. Uživatel takové aplikace pak má jedinou možnost, jak se dozvědět, co je obsahem zprávy, a tou je právě alternativní text, který se mu zobrazí před stažením obrázku.

Správný poměr textu a obrázků

Obrázky jsou určitě skvělé a definitivně by v e-mailu neměly chybět. Nicméně, všeho s mírou. E-mail není leták a stále se jedná o komunikační prostředek. Obrázky by v e-mailu neměly převládat. Držte se pravidla 60 % textu a 40 % obrázků.

• Pokud je tomu naopak a e-mail obsahuje málo textu, budete považováni za nedůvěryhodné odesílatele a doručitelnost vašich e-mailů klesne.
• Stejně tak doručitelnost ohrožuje i velikost samotné zprávy a zrovna obrázky jeho velikost znatelně ovlivňují.

Textová verze e-mailu

Jakmile máte e-mail připravený a už v něm neplánujete dělat žádné další změny, nezapomeňte si zkontrolovat jeho textovou verzi. V systému Boldem najdete textovou verzi v rámci šablony na kartě Textová verze, kde si ji zobrazíte tlačítkem Přenačíst z obsahu e-mailu, popřípadě přepínačem Automaticky přenačíst při změně obsahu.

Přílohy

Antispamové prověrky pohlíží na přílohy jako na nevyžádaný soubor. Nemají totiž jak prověřit, jestli se nejedná o nebezpečný obsah, a proto e-maily s přílohami automaticky penalizují. Tento problém můžete obejít tak, že přílohu (např. soubor PDF) uložíte na webový server a do těla e-mailu vložíte pouze odkaz ke stažení souboru.

Kód HTML

Antispamové filtry jsou vcelku přísné a dodržují přesný řád. V případě problémů s doručitelností e-mailu ve formátu HTML je nutné zkontrolovat kód dané zprávy. Existuje celá řada drobností, které ovlivňují doručitelnost, jako jsou například chybné značky (tagy), skryté odkazy, nebo třeba špatně umístěný sledovací kód. Pokud se chcete vydat cestou html kódování máme pro vás pár užitečných rad. Stačí si přečíst náš článek Jak na kódování HTML e-mailu.

Black list (černá listina)

Pokud ošetříte vše výše zmíněné a vaše e-maily i nadále končí v nevyžádané poště, zbývá poslední a pravděpodobně nejhorší důvod, proč k tomu dochází. Na černou listinu, tzv. black list, se dostanete ve chvíli, kdy příjemci vaše zprávy pravidelně označují jako nevyžádané. Důvodů může být celá řada. Je možné, že posíláte zprávy na kontakty, od kterých nemáte k rozesílání souhlas. Nebo váš obsah uživatelé považují za nezajímavý, nebo dokonce urážlivý. Případně posíláte informace, k jejichž přijímání vaši zákazníci nedali souhlas (například reklamu třetích stran a podobně). Ztráta pověsti je velký průšvih a obnovení pošramocené reputace je takřka nemožné, vaší snahou by tedy mělo být se na černou listinu vůbec nedostat.

Závěr

Pokud to s e-mail marketingem myslíte vážně, neriskujte a myslete na všechny výše zmíněné body. Víme, že je toho opravdu hodně, na co je třeba si dávat pozor, ale berte to jako jízdu na kole. Jakmile se jednou naučíte správně jezdit, už to nikdy nezapomenete. Chceme tím říct, že až si osvojíte výše uvedená doporučení, budete jednoho dne vše dělat přirozeně a automaticky.